POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DE SERVICES D’INVESTISSEMENT FINANCIER CO-OPERATORS INC.

Mise à jour du 4 juillet 2024 : Nous avons récemment revu et mis à jour notre politique de protection des renseignements personnels. La mise à jour tient compte des nouvelles exigences légales du Québec en la matière et apporte des précisions sur la gestion de vos comptes.

Dans la présente politique, les termes « Co-operators », « nous », « notre », « nos » et « SIFC » désignent Services d’investissement financier Co-operators inc. Cette politique régit, en termes généraux, la manière dont nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons les renseignements personnels à votre sujet, ou au sujet de toute autre personne, que nous recueillons ou qui nous sont communiqués dans le cadre de votre relation avec nous, conformément aux exigences des lois applicables et à notre engagement continu en matière de confidentialité.

Généralités

Co-operators reconnaît et respecte l’importance de la protection de la vie privée. Lorsque vous faites affaire avec nous, nous vous demandons votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer vos renseignements personnels. Nous vous indiquons à quelles fins nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels, et nous ne partagerons pas vos renseignements personnels, à moins d’avoir obtenu votre consentement ou d’en avoir l’obligation ou l’autorisation légale.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Vous pouvez accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et les faire corriger, au besoin, en nous transmettant une demande par écrit à l’adresse privacy@cooperators.ca ou à l’adresse postale ci-dessous.

Seulement les membres de notre personnel et d’autres personnes autorisées qui ont besoin d’utiliser vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès. Il peut s’agir de tiers fournisseurs de services, dont certains peuvent se trouver à l’extérieur du Canada. Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués dans la province de Québec, ils peuvent également être communiqués à l’extérieur du Québec. Afin de protéger vos renseignements personnels, nous nous assurons d’inclure les dispositions de sécurité et de protection de la vie privée appropriées dans tous les contrats que nous concluons avec nos tiers fournisseurs de services.

Avec votre permission, nous pouvons vous renseigner sur des produits et services qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez nous dire quelles informations vous désirez recevoir de notre part et changer vos préférences en tout temps.

Notre engagement

Nos relations client sont basées sur la confiance. Nous nous engageons à protéger la vie privée de notre clientèle, ainsi que la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels recueillis, utilisés, conservés et communiqués dans le cadre de nos affaires. Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels sous notre contrôle, qu’ils nous soient fournis directement par vous ou par un tiers ou que nous les ayons fournis à nos tiers fournisseurs de services pour traitement. Nous prenons nos obligations en matière de protection des renseignements personnels au sérieux et nous nous efforçons d’adopter des pratiques guidées par les normes de conduite éthique les plus exigeantes.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Votre consentement

Nous vous demanderons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser, de conserver ou de communiquer vos renseignements personnels à des fins particulières, sauf si la loi nous autorise expressément à recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple lorsque la loi nous oblige à les communiquer à une institution gouvernementale. Si nous souhaitons recueillir, utiliser, conserver ou communiquer vos renseignements personnels à d’autres fins, nous vous demanderons d’abord votre consentement.

Votre consentement peut être implicite ou explicite. Le consentement implicite survient lorsque vos actes permettent de déduire qu’il y a consentement. Par exemple, lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels pour le transfert de vos placements chez Co-operators, nous déduisons que vous consentez à la collecte et à l’utilisation de ces renseignements aux fins du transfert. Le consentement explicite est donné expressément, soit verbalement ou par écrit. Lorsque nous vous demandons votre consentement explicite, nous vous indiquons de quels renseignements personnels nous avons besoin, pour quelles raisons nous les utiliserons et les communiquerons, et avec qui nous les partagerons.

Renseignements personnels que nous pouvons recueillir

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels directement auprès de vous et auprès de tiers, tel qu’il est précisé dans la présente politique de protection des renseignements personnels. Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels sur d’autres personnes, vous devez vous assurer que vous avez l’autorisation de ces personnes de nous fournir leurs renseignements personnels et de nous permettre de les recueillir, de les utiliser et de les communiquer aux fins indiquées.

Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins auxquelles vous avez consenti.

Selon le type de produits ou de services que nous vous offrons et le consentement que vous nous avez donné, nous pourrions recueillir les renseignements personnels suivants :

Nom, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone

Ces renseignements nous permettent de vous identifier et de vous envoyer des relevés et d’autres avis importants. Ils nous permettent également de communiquer avec vous pour obtenir des directives et répondre à vos questions ou demandes.

Date de naissance et numéros d’identification (p. ex. votre permis de conduire)

Ces informations nous permettent de remplir notre obligation légale de confirmer votre identité, et elles contribuent à nous protéger de part et d’autre des erreurs, du vol d’identité et de la fraude. Il est aussi possible que nous utilisions ces renseignements en vue de déterminer si d’autres produits ou services que nous offrons sont susceptibles de vous intéresser.

Numéro d’assurance sociale

La Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) impose l’obtention de votre numéro d’assurance sociale si vos opérations financières ont des répercussions fiscales.

Informations financières et professionnelles

Nous recueillons ces informations pour mieux comprendre votre situation financière et vos besoins d’investissement uniques afin de vous offrir des conseils personnalisés pour vos placements.

Autres renseignements

Afin de remplir nos obligations légales et réglementaires, nous pourrions devoir recueillir d’autres renseignements sur vous en lien avec les produits et services demandés, notamment des informations concernant votre statut de citoyenneté ou de résidence, votre état matrimonial, votre conjoint ou conjointe, vos bénéficiaires et votre personne de confiance, ainsi que des documents juridiques (certificats de décès, ordonnances judiciaires, procurations, etc.). Sachez que Co-operators ne recueille pas de renseignements de votre dossier de crédit aux fins d’administration des produits et services de ses fonds communs de placement.

Motifs pour lesquels nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

Voici certains des motifs pour lesquels nous pouvons, avec votre consentement, recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels :

1. Effectuer une analyse des besoins, notamment :
   • déterminer et évaluer vos besoins en matière de placement
   • réaliser une planification financière
   • établir la pertinence des produits et services de placement, et vous recommander ceux qui répondent à vos besoins


2. Ouvrir et gérer vos comptes
   • ouvrir et approuver les nouveaux comptes
   • confirmer votre identité
   • consigner les informations et les directives que vous nous donnez, incluant les enregistrements audio
   • traiter vos directives d’achat et de vente
   • vous envoyer des avis, des demandes, des rapports, des confirmations, des relevés de compte périodiques et des relevés d’impôt annuels


3. Déceler et prévenir les erreurs, les omissions et la fraude, et enquêter sur celles-ci


4. Administrer votre compte, notamment :
   • confirmer votre identité
   • communiquer avec vous au sujet de vos produits et services
   • assurer un service à la clientèle de qualité
   • régler les plaintes et les différends
   • former et perfectionner le personne
   • traiter une signature électronique
   • envoyer des sondages
   • examiner périodiquement vos besoins de placement et déterminer si nos produits et services y répondent
   • accomplir des activités de surveillance et d’audit


5. Respecter les obligations réglementaires énoncées dans les lois fédérales et provinciales en vigueur. Dans certains cas, il se peut que nous devions communiquer vos renseignements en raison d’une demande, d’une enquête, d’une procédure ou d’un ordre juridique valide. Advenant une telle éventualité, nous prendrons les mesures nécessaires pour vérifier la validité de cette demande, et nous communiquerons uniquement les renseignements requis.


6. Réaliser des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, notamment :
   • utiliser vos renseignements personnels avec des techniques d’analytique avancée et d’intelligence artificielle pour effectuer des activités d’analyse des opérations et d’analytique des données, par exemple pour nous permettre de déceler les mécanismes de fraude afin d’en réduire les répercussions
   • utiliser des observations provenant de vos interactions avec nous afin de faire preuve de proactivité dans notre service et de régler des plaintes


7. Communiquer avec vous au moyen de plusieurs canaux, notamment par courriel, par texto et par téléphone, y compris :
   avec votre consentement, promouvoir et commercialiser nos produits, nos services, nos offres, nos concours ou des activités communautaires qui pourraient vous intéresser, ou réaliser des études de marché ou effectuer des sondages


8. Diffuser des publicités dans les médias sociaux et autres plateformes de publicité et améliorer nos campagnes de marketing


9. Tester nos systèmes internes et résoudre les problèmes, évaluer et améliorer nos mesures de sécurité, notre planification des opérations et notre gestion, y compris l’évaluation des besoins en ressources

Les tiers à qui nous communiquons des renseignements personnels

Lorsqu’il est nécessaire et approprié de le faire, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers externes, mais uniquement aux fins auxquelles vous avez consenti. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels aux personnes, aux entités ou aux organismes suivants :

• les tiers qui nous fournissent des services ou exécutent des services en notre nom, notamment les plateformes de paiement, les agences de commercialisation, les médias sociaux et autres plateformes de publicité, les plateformes de traitement de signatures électroniques, les plateformes de traitement de données, les services de stockage de données électroniques, les services de vérification vocale, les enquêteurs et enquêtrices, les ingénieurs et ingénieures et les fournisseurs de services de reprise après sinistre


• nos conseillères et conseillers en sécurité financière indépendants, ainsi que les membres de leur personnel


• les tiers avec qui nous devons faire affaire pour vous procurer le produit ou le service demandé


• des organismes de détection et de prévention de la fraude


• d’autres entités du groupe de sociétés Co-operators


• toute partie prenant part à la vente, à l’acquisition, à la cession ou à la fusion de sociétés ou à d’autres ententes commerciales, notamment les coentreprises


• les organismes de réglementation des valeurs mobilières (comme l’Organisme canadien de réglementation des investissements et le Fonds canadien de protection des investisseurs). Ces organismes doivent avoir accès aux renseignements personnels d’actuels et d’anciens clients et clientes, employés et employées, mandataires, administrateurs et administratrices, dirigeants et dirigeantes, partenaires et autres personnes à des fins réglementaires, y compris la surveillance des activités de négociation; l’examen des ventes, de la conformité financière, du pupitre de négociation et autres vérifications réglementaires; les enquêtes à l’égard de violations possibles des règlements et de la législation; les bases de données réglementaires; les procédures disciplinaires ou en matière d’application; les déclarations aux organismes de réglementation en valeurs mobilières; et l’échange de renseignements avec des autorités de réglementation des valeurs mobilières, des marchés réglementés, d’autres organismes d’autoréglementation et des instances d’application de la loi dans tout territoire, en rapport avec ce qui précède


• les organismes gouvernementaux, comme l’exige la loi (par exemple pour les déclarations réglementaires périodiques, les exigences en matière de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité ou de biens non réclamés, à la demande d’autres autorités légitimes ou aux fins de l’impôt sur le revenu)


• les auditeurs et auditrices externes, les conseillers et conseillères juridiques et d’autres professionnels et professionnelles


• toute autre partie que vous autorisez

Prise de décision automatisée (Québec seulement)

Pour réaliser nos objectifs commerciaux tout en restant fidèles à notre raison d’être visant à assurer la sécurité financière pour les Canadiennes et Canadiens et nos collectivités, nous pouvons utiliser des technologies qui intègrent la prise de décision automatisée, tout en préservant la sécurité de vos renseignements personnels.

Nous vous informerons si nous prenons une décision fondée exclusivement sur le traitement automatisé de vos renseignements personnels, au plus tard au moment où nous vous aviserons de cette décision.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, à votre demande, nous vous indiquerons les renseignements personnels utilisés dans ce processus décisionnel automatisé pour prendre une telle décision, ainsi que les raisons, les principaux facteurs et les paramètres qui ont mené à la décision automatisée.

Si nous prenons une décision fondée exclusivement sur la prise de décision automatisée, vous pourrez nous contacter par courriel à privacy@cooperators.ca pour faire corriger tout renseignement personnel utilisé pour rendre cette décision.

Profilage et utilisation de témoins

Nous pouvons utiliser des technologies faisant appel à une fonctionnalité qui, si elle est activée, nous permettrait de procéder à votre identification, à votre localisation ou à votre profilage. Si nous procédons ainsi, et que vous êtes dans la province de Québec, nous vous fournirons les moyens d’activer cette fonctionnalité.

En savoir plus sur notre utilisation des témoins, des outils d'analytique Web et des technologies comparables.

Vous avez le choix

Sachez que vous pouvez toujours :

• Refuser de nous fournir certains de vos renseignements personnels. Si vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.


• Retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec nous, et, sous réserve de toute restriction légale ou contractuelle applicable, nous cesserons de recueillir, d’utiliser, de conserver et de communiquer vos renseignements personnels après le retrait de votre consentement. Si vous retirez votre consentement ou que vous ne nous donnez pas tous les renseignements personnels requis, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour vous offrir nos produits et services; toutefois, cela pourrait ne pas être possible.


• Mettre à jour vos autorisations marketing et vos préférences de communication en tout temps en communiquant avec nous. Vous pouvez également cliquer sur le lien de désabonnement figurant dans nos messages électroniques commerciaux.

Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis et selon ce qui est permis ou exigé par la loi.

Mesures de sécurité

Nous nous engageons à protéger vos renseignements personnels. Nous prenons très au sérieux la sécurité et la confidentialité de vos renseignements. En savoir plus sur nos pratiques de sécurité.

L’ensemble de notre personnel et de nos représentants et représentantes doit se conformer à notre Code d’éthique et de conduite des affaires. En outre, nous avons élaboré et mis en œuvre des directives et des pratiques relatives à la protection des renseignements personnels. Ces dernières sont évaluées, surveillées et vérifiées périodiquement.

Seulement les membres de notre personnel et d’autres personnes autorisées qui ont besoin d’utiliser vos renseignements personnels dans l’exercice de leurs fonctions peuvent y avoir accès. Il peut s’agir de tiers fournisseurs de services, dont certains peuvent se trouver à l’extérieur du Canada. Si vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés et communiqués dans la province de Québec, ils peuvent également être communiqués à l’extérieur du Québec. Dans tous les cas, les membres de notre personnel et de tout autre personnel autorisé, au Canada ou ailleurs, doivent assurer la protection de vos renseignements personnels en se conformant à notre politique et à nos pratiques de protection des renseignements personnels, ainsi qu’aux lois et aux règlements canadiens sur la protection des renseignements personnels. La loi pourrait les obliger à divulguer vos renseignements personnels à des cours de justice, des gouvernements ou des organismes de réglementation au Canada et à l’étranger. Si vos renseignements personnels sont transférés à l’extérieur du Canada, ils pourraient être régis par les lois qui sont en vigueur dans d’autres pays. Afin de protéger vos renseignements personnels, nous veillons à ce que des dispositions relatives à la sécurité et à la protection de la vie privée soient incluses dans tous nos contrats avec des fournisseurs de services externes.

Exactitude

Nous mettons tout en œuvre pour que les renseignements personnels recueillis soient exacts, complets et à jour, afin de les utiliser correctement pour les raisons appropriées. Il est important de nous informer rapidement de toute modification à vos coordonnées. Si nous ne pouvons pas vérifier vos renseignements personnels ou vous contacter, notre capacité à vous fournir nos produits et services pourrait être restreinte.

Vos droits

Accès aux renseignements personnels et correction

Sur demande écrite, et après confirmation de votre identité, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous, obtenus dans le cadre de nos affaires avec vous. Cependant, dans certains cas, nous pourrions, en vertu des lois applicables sur la protection des renseignements personnels, restreindre l’accès à vos renseignements personnels, notamment lorsque ceux-ci sont assujettis à des privilèges juridiques, contiennent des informations commerciales confidentielles ou portent sur d’autres personnes. Le cas échéant, nous vous ferons part des raisons pour lesquelles nous restreignons l’accès et nous vous indiquerons quels sont vos recours. Une réponse vous sera transmise dans les 30 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. En Alberta, une réponse vous sera transmise dans les 45 jours suivant la réception de votre demande d’accès écrite si elle est suffisamment précise pour nous permettre de confirmer l’existence des renseignements personnels. Dans la mesure où la loi le permet, nous vous aviserons si nous avons besoin de plus de temps pour répondre à votre demande.

À compter du 22 septembre 2024, pour les personnes vivant au Québec : Vous pouvez demander une copie des renseignements personnels informatisés que nous avons sur vous. Ces renseignements informatisés seront transférés dans un format technologique structuré et couramment utilisé à vous ou à une personne ou organisation désignée par vous et autorisée par la loi à recueillir de tels renseignements.

Si vous exercez ces droits d’accès, nous pourrions vous facturer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements personnels.

Si vous croyez que les renseignements contenus dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les corriger. Nous étudierons la demande et, si nous sommes d’accord avec vous, nous apporterons rapidement les corrections nécessaires.

Pour demander l’accès aux renseignements que nous détenons ou pour les faire corriger, contactez-nous en écrivant à privacy@cooperators.ca. Si vous autorisez un tiers à faire une demande en votre nom, nous avons besoin de votre consentement écrit pour communiquer vos renseignements personnels à ce tiers.

Signaler vos préoccupations en matière de protection de la vie privée

Notre objectif est de vous aider à répondre à vos besoins et de vous offrir le meilleur service possible. Si la protection des renseignements personnels vous préoccupe, n’hésitez pas à communiquer avec nous pour en discuter. Nous prenons vos préoccupations au sérieux et nous examinerons toutes les plaintes concernant la protection de la vie privée. Au besoin, nous prendrons les mesures nécessaires pour traiter votre plainte. Si le processus de résolution des plaintes ne vous satisfait pas, nous vous indiquerons quelles autres procédures sont à votre disposition.

Mises à jour apportées à cette politique de protection des renseignements personnels

Nous pourrions réviser périodiquement la présente politique de protection des renseignements personnels pour tenir compte des modifications apportées à la loi et à nos pratiques. Nous publierons un avis de toutes les modifications importantes et pertinentes apportées à la présente politique.

Nous joindre

Pour toute question relative à notre politique ou à nos pratiques de protection des renseignements personnels, ou encore si vous voulez accéder aux renseignements personnels contenus dans nos dossiers ou les modifier, ou pour formuler une plainte concernant la protection des renseignements personnels, communiquez avec la personne responsable de la protection de la vie privée, aux coordonnées suivantes :

Bureau de la protection de la vie privée de Co-operators
101 Cooper Drive
Guelph, ON, N1C 0A4

privacy@cooperators.ca
1-888-887-7773